Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Vortex Servers – Jan Harms (Einzelunternehmen)
Lassallestraße 22, 21073 Hamburg, Deutschland
E-Mail: info@vortex-coding.de
Telefon/WhatsApp: +49 1556 5552937

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Bereitstellung der Webumgebung

Die Website wird über eine verwaltete Plesk-Instanz von Jan Harms (Vortex Servers – Jan Harms) in Deutschland ausgeliefert. Diese Webumgebung wird ausschließlich für Vortex-Coding.de und beauftragte Kundenprojekte betrieben; es werden keine Hosting- oder Serverleistungen als eigenständiger Dienst angeboten.

Beim Aufruf fallen Server-Logfiles an (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angeforderte URL, Referrer, User-Agent, HTTP-Status). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung). Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht; eine längere Aufbewahrung erfolgt nur zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle.

3. Kontaktaufnahme & Formulare

3.1 Kontaktformular & Rückrufservice

Über vortex-coding.de/pages/kontakt.html können Anfragen gestellt werden. Wir verarbeiten Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie die Nachricht. Bei gewähltem Rückrufservice werden zusätzlich gewünschtes Zeitfenster, Datum und Hinweise zur Erreichbarkeit erfasst. Der Versand erfolgt über die Endpunkte /contact/submit bzw. /callback/submit. Alle Formulare nutzen CSRF-Token, ein Honeypot-Feld und IP-basiertes Rate-Limiting (maximal 5 Anfragen pro 10 Minuten). Die IP-Adresse, der User-Agent, Referrer, Server-Hostname sowie eine Request-ID werden zur Missbrauchserkennung protokolliert und AES-256-verschlüsselt außerhalb des Webroots gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Kommunikation).

Fehlgeschlagene SMTP-Versuche werden in einer verschlüsselten Warteschlange zwischengespeichert und automatisch nachversendet. Erfolgreich versendete Anfragen werden ausschließlich als E-Mail an info@vortex-coding.de ausgeliefert; eine weitergehende Speicherung findet nicht statt.

3.2 Angebotsanfrage

Im Angebotsformular (Modal auf mehreren Seiten) werden – je nach Auswahl – Kontaktdaten, Unternehmensangaben, Projektkategorie, gewünschte Leistungen, Budget, Zeitplan, Referenzen sowie Freitexte abgefragt. Der Versand erfolgt an den Endpunkt /offer/submit mit denselben Sicherheitsmechanismen wie im Kontaktformular (CSRF, Rate-Limit, Honeypot, verschlüsselte Protokollierung und Queue bei SMTP-Fehlern). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Angaben der Vertragsanbahnung dienen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Direkte Kommunikation

Kontaktieren Sie uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp, verarbeiten wir die übermittelten Kommunikationsdaten (z. B. Telefonnummer, Chatverlauf, Metadaten) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche/vertragliche Kommunikation) bzw. lit. f DSGVO. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Ltd. (Meta Platforms). Nachrichten werden über Server von WhatsApp verarbeitet; es gelten deren Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen. Wir nutzen WhatsApp ausschließlich für individuelle Kommunikation und speichern Inhalte nicht dauerhaft außerhalb des Chats. Auf Wunsch können Sie jederzeit auf E-Mail oder Telefon ausweichen.

4. Empfänger & Dienstleister

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt, außer Sie kommunizieren freiwillig über WhatsApp. In diesem Fall können Daten in die USA übertragen werden; Grundlage sind die von WhatsApp verwendeten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

5. Speicherdauer

6. Cookies, Tracking & externe Inhalte

Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Komfort-Cookies gesetzt. Schriftarten, Skripte und Medien werden ausschließlich von unseren eigenen Servern geladen. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die in den Formularen als Pflichtfeld markierten Angaben benötigen wir, um Anfragen bearbeiten oder Angebote erstellen zu können. Ohne diese Informationen ist eine Bearbeitung nicht möglich. Weitere Angaben sind freiwillig.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg, datenschutz-hamburg.de.

Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an das Kontaktformular. Wir beantworten diese innerhalb eines Monats.

9. Datensicherheit

Wir nutzen TLS/SSL-Verschlüsselung und treffen technische sowie organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu zählen Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung administrativer Zugriffe und regelmäßige Sicherheitsupdates.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald neue Funktionen oder Dienstleister eingesetzt werden oder sich rechtliche Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

Stand: 21. Oktober 2025